11 Marzo 2011 - Assemblea ordinaria dei Soci 

Approvazione del Rendiconto 2010

 In data odierna,  presso l’Ospedale San Donato di Arezzo – Stanza 401, si è svolta l’assemblea ordinaria dell’Associazione Volontari Ospedalieri di Arezzo, per discutere e deliberare sui seguenti argomenti:

     1)    approvazione del rendiconto 2010  e preventivo 2011;

       2) ricorrenza del trentennale della Associazione;

       3)    programma iniziative per l’anno 2011;

       4)    varie ed eventuali.

come da avviso di convocazione affisso, nei termini previsti, presso la segreteria e gli spogliatoi dei volontari della Associazione

La Presidente dell’Associazione, costatato il numero legale delle presenze dei soci,  anche per delega , dichiara regolarmente costituita l’Assemblea e nomina segretario della stessa il Segretario della Associazione <omissis>.

Per quanto concerne il primo punto all’ordine del giorno, il segretario da lettura

- della relazione allegata al presente verbale che accompagna il Rendiconto 2010,  

- della relazione del Collegio dei revisori,  

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Cari Soci, Volontari e Volontarie

Ci ritroviamo oggi per approvare il rendiconto 2010 e quello preventivo per il 2011 che, per quanto importante, rappresenta una risultato contabile, un insieme di numeri, che ci portano a valutare il nostro operato di una anno di attività  sotto il profilo finanziario. Ma la nostra attività che da sempre definiamo “in totale gratuità” non si esprime con valori contabili ma in termine di ore impegnate nell’affiancamento ai pazienti ed ai loro familiari, spesso con grossi sacrifici ma nella consapevolezza di sentirsi calati in una realtà che richiede la vostra presenza, che aspetta il vostro arrivo, che riceve da voi ma che è anche capace di darvi  quel qualcosa che appunto non si misura con i numeri. Riceviamo costantemente riconoscimenti a tutti i livelli: ne citiamo uno tra i tanti che riconosce la dedizione e l’impegno sociale dell’AVO con un attestato  consegnato nel Novembre scorso nel corso della Giornata del Volontariato. Potremmo citare, come spesso avviene in queste occasioni,  nomi di volontari e volontarie che si sono  e distinti in questo anno ma non ha senso. Manca di senso perché non è l’ operato dell’uno che identifica l’AVO ma quello che viene riconosciuto al gruppo che giornalmente esprime la sua professionalità sia verso l’esterno che in seno alla Associazione compattando e correggendo, laddove necessario,   il modo di proporsi, di crescere interiormente e,  in modo significativo, di essere di supporto per i nuovi inseriti che opportunamente motivati,  saranno i tutor del domani.

Da più parti giungono messaggi di evidenti difficoltà nel reperimento di nuovi volontari e  una delle cause potrebbe ascriversi al proliferare di nuove Associazioni che frazionano le scarse disponibilità. L’Associazione di cui siete la linfa, pur denunciando tale carenza in alcuni reparti,  sembra ancora mantenere un trend positivo grazie al risultato raggiunto con il 31° corso di formazione tenuto  nello scorso Ottobre che ha visto la presenza, in più sedute di oltre 50 partecipanti dei quali  27 aspiranti volontari,. Gli effetti del corso persistono tutt’ora tanto da invogliare ulteriori 6 nuovi aspiranti. Grazie a questo consistente contributo è stato possibile sopperire alla uscita di 22 volontari per dimissioni e abbandoni per motivi familiari ma anche per pensionamenti per raggiunti limiti di età. E’ significativo citare che nonostante le carenze di volontari, grazie alla vostra disponibilità e abnegazione,  nel trascorso anno è stato fatto fronte a momenti di vera emergenza che andavano dalla fornitura di vestiario in situazioni difficili, alla presenza costante al letto di degenti con turni massacranti.

Al 31.12.2010 i soci iscritti a libro erano 107 contro i 62 del 31/12/2009: in corso d’anno hanno assunto la qualifica di socio n.60 volontari con l’ingresso del gruppo Liberabimbi, del gruppo Clown della tribù dei nasi rossi e ne sono usciti n. 15 per effetto di dimissioni e raggiunto limite di età.

Nel 2010 sono stati effettuati n. 3582 turni per circa 7500 ore di assistenza ai malati dell’Ospedale  San Donato con un incremento di circa il 40% rispetto al 2009. Sono state registrate una media di 89 presenze mensili pari a quelle del 2009. Quindi a parità di presenze medie queste hanno effettuato più turni coprendo anche i ruoli di quelle

volontarie che, pur inserite,  sono state attive in parte per motivi diversi e coprendo anche le emergenze come anzi riferito.

Il 2010 ha visto l’Associazione impegnata nella realizzazione di un mercatino finalizzato, attingendo anche in parte al tesoretto,  alla fornitura di tre poltrone al reparto Ortopedia. Il freddo di quei giorni non ha fermato i volontari che si sono prodigati con tenacia,  unitamente al gruppo Liberabimbi  sia per il relativo reperimento dei fondi, sia per creare un fondo destinato all’acquisto di libri.

Nel trascorso anno, il 24 Ottobre, si è tenuta la seconda giornata Nazionale dell’AVO che ha coinvolto sia le Volontarie tradizionali che i gruppi Liberabimbi e Clown della Tribu dei Nasi Rossi. La manifestazione, con il lancio di palloncini, il concerto della Filarmonica e la partecipazione dei rappresentanti del Comune  e della’ASL8  ha avuto il successo auspicato e ne è prova l’utilizzo da parte della Federazione Nazionale - Federavo di una nostra foto per rappresentare tale contesto nel periodico a livello nazionale edito dalla stessa.

Anche sotto il profilo dei rapporti con il mondo del volontariato e delle Istituzioni l’Associazione viene coinvolta in iniziative di rilievo. Citiamo la nostra adesione al progetto della Pastorale Sanitaria nella organizzazione del Corso di formazione per il quale è stata richiesta la disponibilità in termini di professionalità e di tempo dedicato della nostra Presidente.

Ma il trascorso anno ha visto anche una importante trasformazione per quanto riguarda la gestione amministrativa-contabile in tempo reale attraverso un processo di informatizzazione con programmi a costo zero realizzati “in casa” per portare l’Associazione ad un livello ottimale di allineamento a quanto richiesto dalle leggi e dai regolamenti in vigore. Superato lo scetticismo iniziale, come di solito avviene in questi casi a seguito della richiesta qualche volta assillante di dati, il processo è stato “digerito” dal Direttivo e dai Volontari che hanno cominciato a vedere i risultati positivi di tale informatizzazione anche in termini di  gestione della privacy e di trasparenza  come riconosciuto anche dal Collegio dei Revisori nella relazione che andremo a leggere in occasione della approvazione del bilancio. Anche una richiesta esterna di dati ci ha consentito di fornirli con una tale immediatezza che ha destato ammirazione nel richiedente.

Infine è da citare la realizzazione del nostro sito Internet che alla data odierna registra oltre 500 collegamenti e quindi è un veicolo non indifferente di pubblicità e di presentazione della Associazione per coloro che intendono  avviare il cammino del volontariato. Ultimamente anche le Istituzioni e altre Associazioni ci avanzano richieste di veicolare attraverso il nostro sito loro messaggi, locandine e promozioni nel sociale. In questo

contesto di visibilità un ruolo interessante ha avuto la realizzazione dello Spot che presenta la nostra Associazione e che è consultabile sul sito anzidetto.

Per l’anno in corso sono previste alcune importanti iniziative. Oltre al corso di formazione annuale è previsto l’avvio programma di formazione permanente con incontri periodici con la presenza di docenze altamente professionali. Ricordiamo inoltre che nel 2011 ricorre il trentennale della Associazione che vedrà il coinvolgimento di tutti i volontari nei diversi ruoli ed attività per le quali si fa rinvio all’intervento della Presidente in allineamento all’ordine del giorno della assemblea.  

Si da lettura del verbale del collegio dei Revisori:

Verbale del Consiglio dei Revisori

Il 16 Febbraio 2011 alle ore 9,30 si è riunito il Consiglio dei Revisori al completo nelle persone di: <omissis>. , <omissis>.  e <omissis>. ,

 I revisori hanno preso visione del rendiconto 2010 interessandosi per le diverse voci di entrata ed uscita e della situazione di cassa.

Sono stati verificati alcuni giustificativi di spesa ed è stato espresso un giudizio positivo sulla oculatezza della gestione e sulla stesura formale e dettagliata del rendiconto.

Circa lo sbilancio negativo tra entrate e uscite al 31/12/2010 di euro 1703,06,  il Consiglio rileva che essendo stata effettuata in corso d’anno una donazione straordinaria di tre poltrone al reparto ortopedia dell’Ospedale con un costo di euro 1968,55 utilizzando anche avanzi di gestione 2009,  la gestione 2010, al netto di tale eccezionale imputazione di spesa per competenza di cassa, appare chiudersi in attivo di euro 265,49.

Al termine della riunione il Consiglio ha preso atto anche della situazione contabile e di cassa alla data odierna che registra uno sbilancio positivo di euro 146,72.

Nel complesso, dai riscontri effettuati il Consiglio dei Revisori ritiene di assicurare il Consiglio Direttivo e l’Assemblea dei Soci, sulla tranquillità della gestione Amministrativa della Associazione. 

                                                                        Il Presidente del Consiglio Direttivo                                                                                         Anna Lucia Troiani

Il Segretario prosegue con la lettura delle voci che compongono il rendiconto fornendo gli opportuni chiarimenti e da lettura del rendiconto preventivo 2011.

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Al termine della lettura si passa alla votazione ed il rendiconto 2010 e quello preventivo 2011 vengono approvati all’unanimità.

<Omissis>

Per quanto concerne il secondo punto all’ordine del giorno è stato invitato a partecipazione all’Assemblea lo scrittore Eugenio Milizia quale estensore del libro commemorativo del Trentennale che verrà distribuito nel corso del Convegno che si terrà ai primi di Settembre.

Lo scrittore dopo aver elogiato le volontarie per la loro professionalità provata in occasione di ricoveri di familiari, si è intrattenuto con le stesse sollecitando scritti, riconoscimenti e quant’altro utile per la composizione del libro.

La Presidente, inoltre, rivolge un accorato invito alle Volontarie per una mobilitazione generale per la buona riuscita della manifestazione e la ricerca di sponsor per sopperire ai costi relativi.

<Omissis>

Non essendoci altri argomenti da affrontare l’Assemblea viene chiusa alle ore 19,00 e l’invito a ritrovarsi la sera stessa per una cena conviviale con costo personale dei presenti.

Il Segretario                                     La Presidente